Casillas de SICOP para la gestión recursiva en contratación pública, el derecho al debido proceso y el acceso a la justicia administrativa

Con la entrada en vigencia de la Ley General de Contratación Pública (LGCP) se reforzó la obligatoriedad de utilizar un sistema digital unificado para tramitar las compras públicas, y con ello también se estableció la condición que ese sistema debía ser de uso fácil, intuitivo y no discriminatorio (artículo 16 de la LGCP). Sin embargo, aún y cuando el Ministerio de Hacienda ha hecho esfuerzos para cumplir ese precepto legislativo, es lo cierto que la interfase con el usuario del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) sigue siendo la misma que existía con anterioridad a la vigencia de la LGCP, sin que mayor cambio sea observable (tanto para los administrados como para los servidores públicos que deben lidiar con el sistema). Es decir, se trata del mismo sistema informático respecto del cual incluso la Contraloría General de la República (CGR), en la exposición realizada en conjunto con la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), había reconocido que es una herramienta compleja, difícil de usar, que debería ser mejorada para que los ciudadanos puedan obtener información y ejercer un control social directo.¹

Una de las limitaciones informáticas que todavía mantiene el SICOP es el hecho que sus casillas sólo admiten texto y algún formato (pero distinto al del documento original), y no es posible que en ellas queden incorporadas las tablas, gráficos, cuadros, imágenes, etc.; incluso, en algunas casillas del SICOP tampoco admiten siquiera subrayados, resaltado o cursiva. Ante ello es importante tener presente que los elementos visuales de los textos escritos permiten comunicar grandes cantidades de información compleja que, de otra forma, sería complicado explicar en el texto. Todas estas herramientas y elementos visuales son propios de la expresión escrita, que sí son posibles de utilizar -de modo intuitivo- en la generalidad de los procesadores de texto de cualquier herramienta ofimática.

Comprendemos que, para la generación de datos abiertos u otros aspectos informáticos de las bases de datos sistema, podría ser necesario que los textos se encuentren “planos”, razón por la cual se requiere utilizar las casillas y formularios. Sin embargo, es necesario destacar que ese objetivo de manejo informático de datos abiertos no puede ir en desmérito del acceso a la justicia administrativa, el derecho al debido proceso y la legítima defensa, que se encuentra inmerso en la gestión recursiva que también tutela la LGCP.

Este otro fin, resguardado igualmente por el ordenamiento jurídico (no sólo en la LGCP sino también a nivel constitucional), impone la necesidad de una efectiva y clara comunicación entre el administrado y el funcionario público que debe resolver su recurso administrativo. Esto en el tanto, en los procedimientos administrativos que se tramitan por escrito, tal expresión escrita es constitutiva del debido proceso e integra el acceso a la justicia administrativa. Es decir, para expresar sus alegatos las partes tienen el derecho constitucional de utilizar las herramientas de expresión y elementos visuales que permite la comunicación escrita.

En otras palabras, el utilizar tablas, gráficos, cuadros, imágenes, notas al pie, subrayado, resaltado, cursiva, etc., en los alegatos escritos que se presentan en un procedimiento administrativo, no podría ser limitado por motivos informáticos de manejo de datos. Ello violentaría los derechos procesales de las partes y, por tal motivo, constituiría una vulneración a los derechos fundamentales al debido proceso y al acceso a la justicia administrativa (artículos 39 y 41 de la Constitución Política).

Más aún, el lenguaje informático de las bases de datos de SICOP no se puede anteponer al derecho a utilizar el idioma español, y todas las herramientas del lenguaje escrito admitidas en este idioma, incluidos -claro está- los elementos visuales del texto escrito; ello en virtud de la prevalencia del español dado su reconocimiento constitucional (artículo 76 de la Constitución Política). De ahí que los administrados tienen el derecho constitucional de ejercer la defensa de sus intereses en español; y por ello todo procedimiento administrativo o judicial que se tramite por escrito debería garantizar la posibilidad de utilizar todas las herramientas que son admitidas en la expresión escrita en este idioma, tales como tablas, gráficos, cuadros, imágenes, notas al pie, subrayado, resaltado, cursiva, etc. (artículos 39 y 41 en relación con el 76, todos de la Constitución Política).

Por tal motivo, mientras no se solucione que en las casillas en SICOP se puedan incorporar las distintas herramientas que permite la comunicación escrita en español, es necesario entonces tutelar ambos objetivos pretendidos por la LGCP: a) Generar información informática que requieren las bases de datos del SICOP, para efectos de las tecnologías de datos abiertos; y b) garantizar el derecho constitucional de acceso a la justicia administrativa (expresado en las gestiones recursivas escritas que posibilita la LGCP).

Ante esta disyuntiva se impone una solución que viene a ser muy sencilla: Copiar el recurso en el formulario en SICOP para efectos de la base de datos, pero que, a la vez, los funcionarios de la Administración o la CGR (según sea el caso), revisen y lean el recurso en formato de documento portátil (.pdf), que se adjunta. Esto permitirá al operador jurídico y técnico leer y apreciar los alegatos y los elementos probatorios que fundamentan la apelación (artículo 88 LGCP), observando todos los elementos de expresión escrita que utilizan los administrados en defensa de sus derechos e intereses legítimos.

Adicionalmente, importa tener presente que la versión en .pdf del recurso es prueba en sí misma, en el tanto incorpora resaltados, subrayado, destacados de oficios o documentos probatorios que son analizados en el recurso; así como cuadros, tablas e imágenes que, por su naturaleza de prueba que sustenta los alegatos, no podrían ser desconocidos u obviados al resolver el recurso, por el hecho de que el sistema los elimina al transferirlos a las casillas de SICOP. Es decir, si el resolutor se limita sólo al contenido de lo que consta en las casillas del sistema, se incurriría en una preterición de prueba, por limitaciones informáticas del SICOP.

La CGR ha insistido en que: “[…] debe recordarse que no basta con adjuntar documentación y limitarse a citar extractos de la misma para tener por acreditado los alegatos de quien recurre, sino que por el contrario, lo que se espera de un adecuado ejercicio de fundamentación es procesar el contenido de la documentación remitida, a efectos de que en el cuerpo del recurso se analice de qué forma lo indicado en el artículo, estudio o análisis aportado, permite desvirtuar desde el punto de vista de la lógica, la técnica o la ciencia lo requerido por la Administración en el pliego. […]” (resolución N.º R-DCA-SICOP-00243-2023 de las 13 horas 20 minutos del 10 de febrero de 2023).

De este modo, no basta que se adjunte una serie de tablas, cuadros, e imágenes en un archivo independiente; sino que es necesario que el examen, análisis, exposición, de lo mostrado en las tablas, los cuadros o en las imágenes, se realice en un sólo documento.

De ahí que la versión en .pdf del recurso, que se sube al sistema, no sólo son alegatos, sino que es prueba en sí misma (los oficios que se transcriben y resaltan, las tablas con resultados de operaciones y cálculos, las imágenes que se incorporan o los cuadros que relacionan información), y desde esa medida se impone el considerar y dar lectura en tal versión .pdf (ante la limitación impuesta por el sistema informático, que elimina todo ello cuando se traslada a las casillas en SICOP).

Este contenido tiene fines académicos e informativos y no constituye asesoría jurídica. Para analizar un caso concreto, contacte a la firma.